En una planta de producción, los retos del día a día ya son suficientemente exigentes: cumplir el plan de producción, gestionar múltiples líneas y cientos de SKUs, asegurar la calidad del producto terminado, operar sin accidentes, minimizar pérdidas de materiales y tiempos improductivos, mejorar la eficiencia y la productividad de producción, disminuir los costos de producción, y participar en reuniones para entender por qué las cosas no salieron bien… o por qué, aun saliendo todo bien: cómo mejorar los resultados en la planta de producción.

Sin embargo, de vez en cuando aparece un problema mayor que minimiza todo lo anterior. Un reto que pone en riesgo la continuidad del negocio y obliga a pensar diferente.

Este es uno de esos casos.

EL DESAFÍO

Encontrar una solución rápida para una planta de alimentos y bebidas que debía realizar el mantenimiento preventivo de su sistema de extracción subterránea de agua, una intervención programada para durar diez días continuos de trabajo, las 24 horas del día.

Detener la producción durante este tiempo simplemente no era una alternativa.

La planta solo contaba con reservas de agua para 24 horas y no existía capacidad de almacenamiento suficiente para fabricar diez días adicionales de inventario que cubrieran la demanda del mercado.

La solución parecía obvia: abastecerse temporalmente con agua del acueducto municipal.

Pero la realidad era mucho más compleja, debido a las restricciones de esta opción.

Entonces llegó la pregunta de la Alta Gerencia: ¿Cómo realizar el mantenimiento preventivo sin detener la operación de la planta?

1. Identificar y priorizar las pérdidas y desperdicios en la organización.

 

El sistema de acueducto tenía capacidad para atender la demanda habitual del municipio, pero no para abastecer simultáneamente a la comunidad y a una planta industrial de ese tamaño. Cuando esto ocurría, la presión disminuía y el agua dejaba de llegar a los pisos superiores de los edificios cercanos, generando reclamos de la ciudadanía y afectando la reputación de la compañía.

Además, en experiencias anteriores, al interconectar redes de municipios vecinos para aumentar el caudal, el agua llegaba con turbiedad, provocando nuevas quejas de la comunidad y de las autoridades locales.

El mantenimiento era impostergable. Posponerlo significaba exponerse a una falla correctiva cuyo tiempo de intervención sería completamente incierto.

2. Construir capacidad interna en solución de problemas y desarrollo de competencias.

 

Paso 1. REUNIR LA EXPERIENCIA

Se conformó un equipo interdisciplinario con personal de Producción, Mantenimiento y Administración, integrando colaboradores con muchos años de experiencia y otros con una visión más reciente.

La primera herramienta fue una de las más sencillas, pero también de las más poderosas: una lluvia de ideas. Se evaluaron todas las alternativas posibles:

• Reducir el tiempo del mantenimiento.
• Incrementar inventarios de materias primas y producto terminado.
• Utilizar bodegas externas.
• Transferir producción a otras plantas.
• Analizar los sobrecostos logísticos y de horas extra.
• Evaluar el abastecimiento desde el acueducto municipal (*)

 

Ninguna solución, por sí sola, resolvía el problema.

Paso 2. CONSTRUIR LA SOLUCIÓN CON EL ACUEDUCTO MUNICIPAL

Se toma como opción la última de estas: “Evaluar el abastecimiento desde el acueducto municipal”.

Se conformó una mesa de trabajo conjunta entre el equipo técnico de la planta y el personal del acueducto municipal.

Nuevamente, las soluciones comenzaron con una conversación abierta y una lluvia de ideas.

Posteriormente se aplicaron metodologías conocidas, pero muchas veces olvidadas en la práctica:

* Los 5 Porqués, para analizar la causa raíz para identificar porque la baja presión y la turbiedad.

* Diagrama Causa-Efecto, para asegurar que el plan contemplara todos los factores críticos del proceso.

El análisis permitió entender exactamente por qué ocurrían ambos problemas y, lo más importante, cómo evitarlos.

3. Iniciar la gestión de la rutina diaria y de los proyectos de mejora.

 

Para la solución de este problema se coordinaron simultáneamente varias acciones.

Se utilizaría la interconexión de redes de acueductos de municipios vecinos para asegurar el caudal necesario.

Para evitar la turbiedad, tres operadores actuarían al mismo tiempo sobre diferentes válvulas ubicadas a varios kilómetros de distancia, comunicados permanentemente por teléfono celular. Las maniobras de apertura y cierre se realizarían de forma extremadamente lenta para evitar cambios bruscos en el flujo del agua.

Paralelamente y durante tres horas, la planta incrementaría gradualmente el consumo de agua del acueducto, permitiendo una transición completamente controlada entre ambas fuentes de abastecimiento.

Mientras tanto, al interior de la planta se preparó toda la operación:

* Inventarios completos de producto terminado.

* Tanques de agua al máximo nivel.

* Planes de contingencia listos para cualquier eventualidad.

* Programa de uso racional del agua durante toda la intervención.

EL RESULTADO

El mantenimiento terminó un día antes de lo programado. Durante los nueve días:

• La planta nunca detuvo su producción.
• No hubo desabastecimiento de producto terminado.
• El caudal del acueducto permaneció estable.
• No se presentaron problemas de presión para la comunidad.
• Nunca apareció turbiedad en el agua.
• Se cumplieron plenamente las condiciones establecidas por la alcaldía.

 

Al finalizar el mantenimiento, la operación regresó a su configuración original utilizando exactamente el mismo procedimiento controlado con el que había iniciado.

El único sobrecosto significativo fue la diferencia entre el valor del metro cúbico de agua del acueducto frente al agua subterránea, un costo mínimo comparado con el impacto económico que habría significado detener la producción durante diez días cuya perdida se estimaba 1,1MMUSD$.

 

4. Capitalizar aprendizajes y sostener las ganancias.

 

Al revisar este proyecto quedó claro que los dos factores que marcaron la diferencia fueron:

• La experiencia de las personas que conocían el proceso, en Planta y el Acueducto.
• La metodología para convertir esa experiencia en una solución estructurada.

 

En muchas ocasiones creemos que los grandes problemas requieren soluciones extraordinarias. Sin embargo, este caso demuestra que, cuando la experiencia se combina con metodologías sencillas (lluvia de ideas, 5 porqués, Diagrama Causa-Efecto, reuniones de equipos interdisciplinarios, planeación, trabajo en equipo) y una adecuada coordinación entre áreas, es posible resolver desafíos complejos de forma práctica, rápida y con resultados de alto impacto.

Nota: Desde la identificación de la solución hasta la definición del plan de acción transcurrieron únicamente dos reuniones de trabajo y un día y medio de preparación.

¿Cuál ha sido el mayor reto operativo que has enfrentado?

Muchas veces, la respuesta está más cerca de lo que imaginamos. Solo hace falta reunir a las personas indicadas, hacer las preguntas correctas y ejecutar el plan con disciplina.

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